Analisa
kebutuhan merupakan langkah awal untuk menentukan perangkat lunak seperti apa
yang akan dihasilkan, ketika kita melaksanakan sebuah proyek pembuatan
perangkat lunak. Perangkat lunak yang baik dan sesuai dengan kebutuhan pengguna
sangat bergantung kepada keberhasilan dalam melakukan analisa kebutuhan. Tidak
peduli bagaimana hebatnya seseorang dalam menulis kode perangkat lunak, atau
membuat antar muka yang menawan, jika terjadi kesalahan dalam analisa
kebutuhan, itu artinya perangkat lunak yang dibuat menjadi tak berguna.
Analisa
kebutuhan yang baik belum tentu menghasilkan perangkat lunak yang baik. Tetapi
analisa kebutuhan yang tidak tepat sudah pasti menghasilkan perangkat lunak
yang tidak berguna. Ini adalah sebuah pernyataan sederhana. Namun pernyataan
ini tidaklah terlalu jauh dari kesimpulan yang sebenarnya.
Adalah jauh
lebih baik mengetahui ada kesalahan tentang analisa kebutuhan ketika masih
dalam tahap awal ini. Kurang hati-hati dan pelaksanaan yang tidak teliti,
sehingga mengakibatkan terjadinya kesalahan analisa kebutuhan sungguh
menimbulkan banyak kerugian. Kesalahan analisa kebutuhan yang diketahui ketika
sudah memasuki penulisan kode, atau pengujian, bahkan hampir pada tahap
penyelesaian, adalah malapetaka besar bagi sebuah kelompok pembuat perangkat
lunak. Biaya dan waktu yang diperlukan menjadi banyak yang tersia-sia.
Biaya yang
diperlukan untuk memperbaiki sebuah kesalahan karena analisa kebutuhan yang
tidak benar, bisa menjadi dua puluh lima kali lipat, jika kesalahan tersebut
ditemukan pada tahap pengujian fungsi perangkat lunak
Ketika dalam
tahap awal ini, sungguh diperlukan pelaksanaan analisa dengan hati-hati dan
sebaik-baiknya. Dengan diperolehnya kebutuhan yang jelas dan benar sesuai
dengan apa yang dimaksud oleh klien, menunjukkan langkah awal yang baik, yang
akan membantu ketika kita melanjutkan kepada tahap berikutnya dalam pembuatan
perangkat lunak.
Dalam
berbagai buku yang membahas tetang rekayasa perangkat lunak, analisa kebutuhan
merupakan bab tersendiri yang selalu dibahas dengan baik. Banyak cara yang
diuraikan untuk menghasilkan analisa kebutuhan yang akurat, sehingga penulisan
perangkat lunak juga menjadi tepat. Yang menjadi hambatan utama di sini adalah
ketika melakukan analisa kebutuhan yang sesungguhnya di lapangan. Penerapan
dari teori-teori yang ada ternyata tidak bisa begitu saja dapat dilaksanakan.
Banyak ditemui hal yang perlu diantisipasi dengan cara-cara yang lebih tepat,
dan baru diketahui ketika kita sudah berada dalam situasi yang sesungguhnya
dalam sebuah proyek pembuatan perangkat lunak.
Dengan tidak
mengabaikan faktor teknis, sejumlah faktor non teknis menjadi kunci dalam
keberhasilan kita memperoleh analisa kebutuhan yang benar.
B. ANALISA
KEBUTUHAN
Analisa
kebutuhan adalah sebuah proses untuk mendapatkan informasi, model, spesifikasi
tentang perangkat lunak yang diinginkan klien/pengguna. Kedua belah pihak,
yaitu klien dan pembuat perangkat lunak terlibat aktif dalam tahap ini. (2)
Informasi yang diperoleh dari klien/pengguna inilah yang menjadi acuan untuk
melakukan desain perangkat lunak.
Ada 3 faktor
yang harus dipenuhi ketika melakukan analisa kebutuhan ini yaitu : lengkap,
detail, dan benar. Lengkap artinya semua yang diharapkan oleh klien telah
didapatkan oleh pihak yang melakukan analisa. Sedangkan detail maksudnya adalah
berhasil mengumpulkan informasi yang rinci sampai hal-hal yang kecil. Semua
data dari analisa kebutuhan ini haruslah benar, sesuai apa yang dimaksud oleh
klien, bukan benar menurut apa yang difikirkan oleh pihak yang melakukan
analisa. Sebuah kutipan anonim yang sering disampaikan mengenai hal ini adalah
: “Saya percaya anda sangat mengerti dengan apa yang saya katakan, namun saya
tidak yakin bahwa apa yang anda dengar adalah sama dengan apa yang saya
maksud”.
C.
PENGALAMAN PRAKTIS
Dalam
melakukan analisa kebutuhan yang sesungguhnya di lapangan, kita akan sering
menemukan hal-hal yang kurang diharapkan. Misalnya, klien yang meminta
pembuatan perangkat lunak tidak memiliki pengetahuan yang cukup tentang hal
yang berkaitan dengan komputer, pemrograman, dan yang berhubungan dengan
teknologi informasi. Ini cukup merepotkan, karena akan memerlukan usaha yang
banyak untuk menggali apa keinginan mereka sesungguhnya.
Persoalan
lain yang juga cukup kerap ditemui adalah cara klien dalam mengungkapkan
keinginan mereka. Banyak kasus memperlihatkan bahwa informasi yang disampaikan
sangat tidak terstruktur, sehingga cukup merepotkan dalam memahami maksud dari
keinginan mereka. Bahkan ada informasi yang semestinya dijelaskan tidak
diberikan, dan informasi yang tak berguna malah dipaparkan.
Masalah
waktu juga menjadi penghalang lainnya. Banyak klien tidak memberi waktu yang
cukup. Waktu yang kurang dalam proses analisa kebutuhan perangkat lunak, jelas
akan menyebabkan tidak terkumpulnya dengan lengkap apa yang diinginkan oleh
klien. Masalah penyediaan waktu ini bisa terjadi pada kedua belah pihak.
Beberapa
langkah yang akan digambarkan berikut ini, dapat dilakukan ketika melakukan
analisa kebutuhan. Cara-cara tersebut bisa memberikan bantuan yang cukup
berarti untuk memperoleh analisa kebutuhan yang baik, dan diharapkan dapat
memenuhi tiga faktor utama yang mesti dipenuhi dalam membuat analisa kebutuhan.
1.
Komunikasi Yang Baik
Salah satu
hal yang diperlukan adalah membangun hubungan yang baik dengan klien. Kemampuan
seorang analis dalam menciptakan hubungan sosial dengan pihak lain, dalam
situasi ini adalah dengan klien, menjadi bantuan yang signifikan. Hubungan
sosial yang baik dengan klien akan menjadikan komunikasi yang terbuka dan
lancar. Dan ini sudah mengurangi banyak masalah, ketika berada dalam proses
mendapatkan informasi dari klien.
Mengenal
lebih dekat klien anda, artinya akan bisa menciptakan komunikasi yang lebih
lancar dan tidak terlalu formal. Dengan keadaan yang bisa dibuat seperti ini,
maka banyak hal yang bisa diketahui dengan baik, sehingga kemungkinan kesalahan
dalam berkomunikasi bisa direduksi.
Apabila ada
informasi yang disampaikan oleh klien yang kurang terstruktur, atau sulit
dipahami, bisa ditanyakan lebih lanjut lagi, tanpa harus kesulitan karena
masalah komunikasi yang kurang lancar. Biasanya analis akan malas bertanya
lebih jauh, jika komunikasi yang terbangun kurang baik. Ini pasti mejadi salah
satu penyebab kegagalan dalam mengetahui apa yang dibutuhkan klien.
2. Mengetahui “apa”
Yang perlu
diketahui dari klien adalah tentang apa yang dikerjakannya, apa data yang
menjadi masukan, apa yang dihasilkan. Jangan terburu-buru menanyakan bagaimana
cara mengerjakannya. Jika kita bisa mengetahui apa sebenarnya yang dihasilkan
dan apa yang menjadi masukan, ini adalah langkah baik untuk memperoleh gambaran
tentang kebutuhan akan sebuah perangkat lunak.
Kumpulkan
dokumen-dokumen yang selama ini digunakan oleh klien. Bisa jadi itu berupa
tabel, formulir, laporan, daftar, dan semua “apa” yang berkaitan dengan
perangkat lunak yang akan membantu pekerjaan mereka nantinya.
3. Gunakan
Istilah Yang Sederhana
Dalam
berkomunikasi dengan klien, terutama ketika dalam proses analisa kebutuhan,
jangan menggunakan istilah yang sulit dimengerti. Kebiasaan menggunakan istilah
yang sulit, atau sangat spesifik dalam bidang komputer mungkin akan menjadikan
orang kagum dengan anda, tapi ini bisa menjadi sebuah bencana. Komunikasi bisa
menjadi tidak lancar, dan berpeluang menimbulkan kesalahpahaman. Tidaklah
menjadi soal jika klien adalah orang yang cukup familiar dan juga bergelut
dengan keahlian yang sama dengan pihak yang melakukan analisa.
4. Terbuka Dengan Langkah Yang Dilakukan
Bersikap
terbuka tentang apa saja yang kita lakukan selama proses pembuatan perangkat
lunak, adalah tindakan yang cukup membantu. Untuk sebuah pilihan yang diminta
oleh klien, kita dapat juga memberitahu konsekuensinya. Ini akan membantu kedua
belah pihak dalam memperoleh sebuah keputusan jika ada berbagai pilihan.
Dengan cara
ini, klien akan mengerti mengapa satu hal harus begini, dan mengapa hal lain
harus dengan cara tertentu juga. Klien yang ikut memahami sejumlah langkah dan
konsekuensi terhadap pilihan tertentu, akan lebih kooperatif dalam menyampaikan
kebutuhan mereka. Ini mengurangi tuntutan yang yang tidak perlu ketika
perangkat lunak yang akan dihasilkan tersebut mulai digunakan.
5. Menampilkan Contoh Nyata
Tampilkan
contoh yang nyata ketika klien memberitahu apa yang akan dimintanya. Bisa jadi
contoh nyata ini dibuat oleh analis, atau juga contohnya dilihat dari apa yang
sudah dimiliki klien. Misalkan untuk proses entri data. Klien dan analis
sama-sama menyaksikan bagaimana proses entri data tersebut. Dengan cara ini
akan sangat jelas apa yang dimaksud oleh klien.
Jika hanya
disampaikan dengan deskripsi, kemungkinan interpretasi yang salah cukup terbuka
lebar. Sedangkan dengan langsung menyaksikan, akan banyak mengurangi
kesalahpahaman.
D. KESIMPULAN
Beberapa
pengalaman praktis di lapangan tentang cara melakukan analisa kebutuhan, dapat
memberikan bantuan dan gambaran bagi pihak yang akan melakukan proses yang
sama. Tentu saja ini bisa menjadi pertimbangan ketika akan melakukan proses
analisa kebutuhan perangkat lunak pada masa yang akan datang.
Ketrampilan
komunikasi, penggunaan istilah yang sederhana, terbuka terhadap klien, serta
menyaksikan sejumlah contoh nyata tentang apa yang dibutuhkan klien, menjadi
faktor yang berguna dalam proses analisa kebutuhan perangkat lunak.
